Cómo hacer seguimiento a firmas pendientes
Hacer seguimiento a un documento pendiente de firma consiste en revisar el estado de cada firmante desde el panel de la plataforma —si ya firmó o todavía no— mientras el sistema se encarga de recordarle automáticamente que le queda pendiente, sin que tengas que estar reenviando nada tú mismo.
Por qué un documento queda pendiente de firma
Un documento puede quedar pendiente por razones muy simples: el correo con el enlace llegó a la carpeta de spam, el firmante lo vio pero se olvidó de completarlo, o simplemente no ha tenido tiempo de revisarlo todavía. No suele tratarse de un problema técnico, sino de que el documento compite por la atención del firmante con el resto de su correo.
Cómo revisar el estado de cada firmante
La mayoría de las plataformas de firma muestran un panel con el estado de cada documento enviado, normalmente distinguiendo al menos entre pendiente y firmado, y en algunos casos con más detalle sobre si el firmante ya abrió el enlace:
| Estado |
Qué significa |
| Pendiente |
El firmante todavía no completó su parte, ya sea que no haya abierto el enlace o que lo haya visto sin firmar |
| Firmado |
El firmante completó todos los campos asignados |
Revisar este panel te permite saber exactamente qué firmantes faltan, sin tener que preguntarle a cada uno directamente.
Cómo funcionan los recordatorios automáticos
En vez de depender de que tú te acuerdes de reenviar un enlace, Esignapi envía recordatorios automáticamente a los firmantes que todavía no completaron su parte: un primer recordatorio si pasan 24 horas sin que firmen, y uno final si siguen sin hacerlo pasadas 72 horas desde el envío original. Después de esos dos recordatorios, el sistema deja de insistir automáticamente, así que si necesitas retomar el contacto más adelante, conviene hacerlo por otro medio.
Qué esperar mientras los recordatorios automáticos hacen su trabajo
No hace falta intervenir manualmente durante ese primer par de días: el sistema ya está recordándole al firmante que tiene el documento pendiente. Si después de los dos recordatorios automáticos la persona sigue sin responder, ahí sí conviene contactarla por otro medio —una llamada o un mensaje directo— para confirmar que recibió el documento y entender qué está pasando.
Qué debería incluir un buen recordatorio
Al evaluar cualquier plataforma de firma electrónica, vale la pena fijarse en si sus recordatorios incluyen contexto suficiente —de qué documento se trata y, si existe, cuál es el plazo para completarlo— en vez de limitarse a reenviar el enlace sin más. Un recordatorio con contexto claro tiene más probabilidades de generar acción que uno genérico que el firmante podría confundir con spam.
Qué hacer si el documento expira antes de firmarse
Algunas plataformas configuran una fecha de expiración para los enlaces de firma, después de la cual el firmante ya no puede completar el documento desde ese enlace. Si esto ocurre, normalmente la solución es cancelar el envío original y crear uno nuevo, en lugar de intentar extender el plazo del enlace ya vencido.
Cuándo conviene cancelar un envío en lugar de seguir esperando
Si el documento ya no es relevante —por ejemplo, si las condiciones cambiaron, o si decidiste no seguir adelante con el acuerdo—, conviene cancelar el envío en lugar de dejarlo pendiente indefinidamente. Esto evita que el firmante siga recibiendo recordatorios de un documento que ya no aplica, y mantiene tu panel de seguimiento ordenado solo con los documentos que realmente siguen activos.
Cómo priorizar el seguimiento cuando tienes varios documentos pendientes
Si manejas varios documentos enviados a la vez, conviene revisar el panel de seguimiento con cierta regularidad —por ejemplo, una vez al día o un par de veces por semana, según el volumen— en lugar de esperar a acordarte de cada envío por separado. Como los recordatorios ya se envían solos durante los primeros días, el seguimiento manual importa más para los documentos que ya pasaron ese punto y siguen sin firmarse.
Por qué conviene que los recordatorios sean automáticos y no algo que tengas que recordar tú
Depender de acordarte de reenviar un recordatorio manualmente tiene un problema: es fácil olvidarlo, sobre todo si manejas varios documentos a la vez. Que el sistema envíe esos recordatorios por su cuenta, en momentos razonables después del envío, reduce la carga de seguimiento a revisar el panel de vez en cuando en lugar de llevar la cuenta de a quién ya le reenviaste algo y cuándo.
Cuando el seguimiento revela un problema distinto a la demora
A veces, al hacer seguimiento, descubres que el documento no avanza por una razón distinta a que el firmante lo esté postergando: un correo equivocado, un enlace que caducó, o que la persona cambió de correo electrónico. Si los recordatorios automáticos no generan ninguna reacción, puede valer la pena confirmar directamente con el firmante, por otro medio, que recibió el documento correctamente.
Seguimiento automático desde tu propia aplicación
Si gestionas documentos pendientes de firma como parte de un flujo de tu negocio, la API de Esignapi permite consultar el estado de cada firmante de forma programática y recibir webhooks automáticos cada vez que alguien firma, sin tener que revisar el panel manualmente.
Cuando el retraso no depende del firmante
A veces el documento queda pendiente por razones ajenas al firmante, como un filtro de correo que bloqueó el mensaje o un error al escribir la dirección de correo al preparar el envío. Si los recordatorios tampoco llegan, vale la pena verificar que el correo registrado sea correcto antes de asumir que simplemente no ha tenido tiempo de revisarlo. Revisar la carpeta de spam del propio firmante, si tienes forma de preguntarle, también suele resolver el misterio en estos casos.
Haz seguimiento a tus documentos enviados
Con Esignapi puedes ver en tiempo real el estado de cada firmante mientras el sistema se encarga de enviar los recordatorios automáticamente, sin que tengas que volver a preparar el documento desde cero ni acordarte de reenviar nada. El panel de seguimiento queda disponible durante todo el tiempo que el documento permanezca activo, así que puedes revisarlo tantas veces como necesites mientras esperas a que se complete.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que reenviar yo mismo el recordatorio si un firmante no completa a tiempo?
No. Esignapi envía los recordatorios automáticamente a los firmantes pendientes, sin que tengas que hacer nada desde el panel.
¿Los firmantes que ya completaron su parte también reciben recordatorios?
No, los recordatorios automáticos solo se envían a los firmantes que todavía tienen pendiente su parte; quienes ya firmaron no reciben ningún recordatorio adicional.
¿Hay un límite de cuántos recordatorios se envían?
Sí. Esignapi envía como máximo dos recordatorios automáticos por firmante —uno a las 24 horas y otro, final, a las 72 horas desde el envío— y no sigue insistiendo después de eso.
¿Qué pasa si cancelo un documento que ya tiene algunas firmas completas?
El documento queda cancelado en su totalidad; las firmas ya completadas no se transfieren automáticamente a un nuevo envío, así que si vuelves a enviarlo, todos los firmantes —incluidos los que ya habían firmado— deben completar su parte de nuevo en el nuevo documento.
¿Puedo saber si el firmante abrió el correo pero no hizo clic en el enlace?
Depende de la plataforma; algunas distinguen entre "correo entregado" y "enlace abierto", mientras que otras solo muestran si el documento fue visto a través del enlace, no si el correo en sí fue abierto.